Преговорите са сложни, защото човек работи както с факти, така и с хора. Ясно е, че преговарящите преди всичко трябва да имат добро разбиране на дадена тема. Те трябва да са наясно с общата политика на компанията, първоначалната позиция за договаряне, както и резервната позиция.
Въпреки това, осъзнаването на тези факти може да не е непременно достатъчно за постигане на споразумение. Трябва да се вземе предвид ролята на човешкия фактор. Подходът и стратегията в преговорите са повлияни от готини, ясни логически анализи. Но следователно трябва да се вземат предвид личните нужди на актьорите. Тези нужди могат да включват необходимостта от приятелство, добра воля, доверие, признаване на статут и авторитет, желание да бъдете оценени и повишени, както и необходимостта да се приберете по-рано в петък вечерта.
Изследванията, които са изследвали преговорите, препоръчват отделяне на хората от фактите. Освен това по време на преговорите трябва да се използват непреки и безлични форми. Освен това, един наистина твърд преговарящ трябва да бъде твърд към фактите, но мек към хората.
Езикът също варира в зависимост от възприетия стил на преговори: той може да бъде или кооперативен, или състезателен режим. Стилът на сътрудничество се основава на принципите за печеливши, когато и двете страни искат да се възползват от сделката. Този стил често се приема в рамките на една компания или между компании с дългогодишни отношения, когато се преследват общи цели. Състезателният стил на преговори може да бъде подходящ за еднократни договори, когато целта е да се постигнат възможно най-добри резултати, без да се вземат предвид бъдещите отношения и рисковете от провал на преговорите. Освен това езикът може да стане враждебен и заплашителен.
В действителност преговорите са сложен начин на кооперативен и състезателен стил. Успешното преговаряне предполага справяне с четири основни компонента на преговорите: хора, факти, сътрудничество и конкуренция.
Negotiations are complex because one is dealing with both facts and people. It is clear that negotiators above all must have a good understanding of a subject. They must be aware of the company`s general policy, initial bargaining position as well as fallback position.
However, awareness of these facts may not necessarily suffice to reach the agreement. The role of human factor must be taken into account. The approach and strategy in negotiations are influenced by cool, clear logical analyses. But the personal needs of the actors must therefore be considered. These needs might include the need for friendship, goodwill, credibility, recognition of status and authority, a desire to be appreciated and promoted as well as the need to get home earlier on Friday evening.
Researches, who have studied negotiations, recommend separate people from facts. Moreover, while negotiations indirect and impersonal forms should be used. Furthermore, a really tough negotiator should be hard on the facts but soft on the people.
Language also varies according to negotiating style adopted: it can be either a co-operative or a competitive mode. Cooperative style is based on win-win principles when both parties want to benefit from the deal. This style is often accepted within one company or between companies with longstanding relations when common goals are being pursued. Competitive negotiation style can be appropriate for one-off contracts when the aim is to get the best results possible without considering future relations and risks of the breakdown of negotiations. Moreover, the language can become hostile and threatening.
In reality negotiations are a complex mode of co-operative and competitive styles. Negotiating successfully implies dealing with four main components of negotiations: people, facts, co-operation and competition.